¿Tenés que organizar una conferencia telefónica entre muchas personas y no sabés cómo hacerlo? Acá te contamos las claves para que resulte ordenada y exitosa. ¡No te las pierdas!
Es muy común que hoy en día, debido a la globalización, el teletrabajo y la perspectiva global de muchas empresas, las conferencias sean moneda corriente en cuestiones de comunicación. Esto se debe a que las personas pueden estar en lugares geográficamente distintos y esto hace que las reuniones deban hacerse por medios no presenciales.
Para hacer una conferencia telefónica multitudinaria es necesario mantener el orden, esto es clave para que sea exitosa. Acá te contamos los 5 aspectos a tener en cuenta:
PUNTUALIDAD
Aunque la reunión se haga por teléfono, la puntualidad es algo que todos deben respetar. Quien sea que organice la conferencia debe aclarar el día, horario y localidad – recordá que no es lo mismo las 14hs. de Argentina que las 14hs. de París – para que todos estén disponibles.
Por otro lado, se recomienda citar 10 minutos antes de la llamada para poder verificar que todos estén presentes y puedan conectarse correctamente.
CONTROL DE ASISTENCIA
Antes de citar hacé un listado de nombres posibles y controlá quienes deberían participar. Es importante que las personas que formen parte de la conferencia sean las adecuadas, pensá que cuanta más gente haya más difícil va a ser mantener el orden.
Por eso, seleccioná a las personas indispensables. El resto puede recibir el contenido de la comunicación a través de sus superiores o una minuta que alguien puede realizar. Siempre dependerá del tipo de reunión que se tenga.
PRESENTACIÓN
La persona que organice la reunión telefónica debe presentar a cada uno de los participantes con nombre y cargo, o área a la que se dedica. Esto es importante para que todos estén al tanto de con quienes se están comunicando y que así, la comunicación sea más fluida.
ORDEN Y AGENDA
Antes de comenzar, un modelador debe ordenar la agenda de la reunión. Es decir, debe tener un listado de temas a tratar y asegurarse de mantener un orden para que la comunicación no se desvíe del eje. Esto es importante porque es la forma de utilizar el tiempo disponible de la mejor manera y enfocarse en lo importante.
TIEMPO PARA TODOS
Así como es importante ser puntual, también es clave terminar a tiempo. Para esto, es muy importante que alguien controle cuánto tiempo se destina a cada cosa y que, unos minutos antes de terminar, el modelador permita que cada participante pueda dar una breve exposición de lo que piensa sobre los temas tratados.
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